线上年会详细操作指南

关于年会，企业需要总结一年的运营情况、鼓励团队士气、答谢客户、制定新一年的规划与战略。同样也有太多让人忍不住吐槽总结的地方，就是今年，将不得不面对疫情的影响，为了避免员工大量聚集带来的风险，线上年会/云年会的讨论也日益增多。

年会年年有，今年“会”不同， 高级感的云上年会怎么玩？下面成都年会策划公司丁丁猫会展就给大家分享到底该怎么玩，以及云年会流程注意事项。

比较常见的思路是将传统的线下年会的场景、功能、环节搬到线上，只是员工不再聚集在年会场地中，而是通过手机等屏幕来观看和参与。在这种情况，流程和内容变化不大，更多需要关注的是线下场景搭建、线上直播流程的实现。

一、线上年会流程规划

大致的流程包括：前期准备、场景搭建、集成推流、测试、正式活动、效果评估。

① 前期准备-加强宣传力度

在前期准备阶段，除了常规的内容准备之外，另一个重要的部分就是宣传引流。线上活动的参与度充满不确定性，前期宣传的力度相比线下，一定要做增强。

与云上发布会不同，除去视觉空间（主KV）、空间（舞美效果图）、视频（环节视频）、音乐（环节音乐）、嘉宾演讲稿（PPT），还要关键考虑云上颁奖、节目演绎、抽奖红包互动等。

② 场景搭建-巧用镜头语言

线上年会是通过镜头语言来参与年会，现场部分的场景搭建，一定要重点考虑灯光、收音、摄像机位等，在做场景设计的时候，要考虑每个机位输出的画面效果。

③ 集成推流-由直播供应商解决

这块主要由直播供应商来解决。基本原理大致是：摄像机输送信号至导播台，导播台信号进行虚拟效果合成，再通过推流导播软件，推流到直播平台，嘉宾通过直播页面进行观看和参与。

④ 测试-线上线下模拟彩排

连线、测试、彩排、直播，跟线下年会彩排类似，最好进行全流程彩排。也可以进行提前录播，直播当天切入。除内容流程彩排外，网络专线测试、互动测试、多地连线模拟、boss讲话模拟等核心环节需要仔细彩排。

⑤ 正式活动

活动期间，最重要的是保障活动顺利进行。员工参与的网络环境维护，弹幕审核，突发事件处理等，需要着重关注。

二、线上年会排期/内容规划

[ 线上年会排期指南 ]

前30天，方案提报，确认场地与直播平台

前15天，执行方案，制作素材

前7天，选择服务器

前5天，搭建直播间，定制界面

前3天，预热，发布邀请函

前1天，设备调试、直播彩排

直播当天，发放观看指南，直播

[ 线上年会内容规划 ]

1）定制开场视频

2）拍摄线上年会开场视频/年度总结视频等

3）虚拟VR人物助阵/虚拟主持人开场

4）云颁奖、多种互动云颁奖形式，让线上颁奖能量满满

5）年会抽奖互动、在线抽奖，增加年会趣味性和参与感

6）年会互动、弹幕吐槽，直播间刷礼物，抢小红包游戏，活跃满分

7）节目表演及投票

8）视频连线，投射出重要嘉宾，分区域员工拜年视频与主持人互动

9）多地拜年视频连线

10）云合影，所有人汇聚在一个直播页面，合影留念

[ 宣传/效果评估 ]

1）直播结束后，可以生成内容回放，进行二次传播。

2）媒体报道/官方公众号传播

3）总结视频-花絮剪辑/存档视频

4）结案报告

三、线上年会的场馆选择

云年会形式主要以「线下搭建主会场+第三方平台直播」为主。所谓的线下搭建主会场，主要是通过搭建主舞台或直播间，来保证直播的效果。而且与往年相比，今年的线下主会场规模要小很多，线下参与人员也需进行严格控制。

那么究竟线上活动该如何去做呢？对于活动场地提出了一些新的要求；到底什么样的场地能够满足云发布活动的需求呢？可参考【成都酒店会场信息】

主要类型：演播厅、公司报告厅、公司厂房、体育馆、秀场展馆、艺术馆画廊、创意园园区、会务中心等等。

演播厅场馆参考：线下演播厅实景搭建+线上联动年会直播。

公司会议厅场地参考：使用虚拟抠像，20平方小场地实现炫酷年会直播。

多功能场馆参考：多个场景实景搭建和AR虚拟技术的结合。

场地需求考虑因素

1）无柱空间也是最适合线上活动的选择，可塑性强，操作起来相对简单。

2）配套设施齐全：配有高级接待间、媒体采访间、会议间、物料储备间等设施空间。

3）根据预算、场景搭建需求、线上直播形式等多方面考虑直播空间的大小。

云年会是一个新方向，目前的实践相对较少，今年是尝试的一年相信也将是精彩各异的一年。在这个新场景，希望做出更多的最佳实践来，未来即使疫情消失，线上依然会是一个重要的场景。毕竟，我们的生活早就已经被大数据深深包围.

疫情当下，线上年会所有的环节也都不能疏漏，为了让活动可以更顺畅地进行，防疫方案可以作为项目中的的重要组成部分。

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